Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ausfüllen: Feld für Feld für Entwickler

Kurzantwort: Den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung schickst du innerhalb eines Monats nach Beginn deiner Selbstständigkeit elektronisch über Mein ELSTER an dein Finanzamt (§ 138 Abs. 1b und 4 AO). Das gilt für Gewerbe und Freiberufler, auch nebenberuflich. Die drei wichtigsten Felder sind der geschätzte Gewinn, aus dem das Finanzamt deine Vorauszahlungen festsetzt, die Entscheidung für oder gegen die Kleinunternehmerregelung und die Frage nach der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Danach kommt deine Steuernummer per Post.

Stand: 20. Oktober 2026. Die Reihenfolge folgt der amtlichen Anleitung in Mein ELSTER zum „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen“ (fachliche Version 202401), die Werte dem Gesetzestext an diesem Tag. Die Bezeichnungen im Formular können sich ändern. Keine Rechts- oder Steuerberatung.

Bevor du anfängst

• Frist: einen Monat ab Beginn der Tätigkeit (§ 138 Abs. 4 AO). Papier ist nur auf Antrag und bei unbilliger Härte erlaubt (§ 138 Abs. 1b Satz 3 AO).
• Zugang zu ELSTER: Ohne Konto registrierst du dich unter „Benutzerkonto erstellen“ mit deiner E-Mail-Adresse. Aktivierungs-ID und Aktivierungs-Code kommen dann per E-Mail. Mit diesem Zertifikat kannst du aber nur den Fragebogen senden. Sobald du die Steuernummer hast, wandelst du die Registrierung in ein vollwertiges Benutzerkonto um. Die Registrierung mit deiner Steuer-Identifikationsnummer dauert dagegen bis zu zehn Werktage, weil der Aktivierungs-Code per Brief kommt.
• Das Formular: In Mein ELSTER unter „Formulare und Leistungen“, „Alle Formulare“, dort „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen“. Für eine UG, GmbH oder GbR gibt es eigene Fragebögen.
• Bereitlegen: Steuer-Identifikationsnummer, IBAN, Beginn der Tätigkeit, eine Schätzung von Umsatz und Gewinn für dieses und nächstes Jahr. Hast du ein Gewerbe, die Gewerbeanmeldung. Ob du überhaupt ein Gewerbe brauchst, steht in Gewerbe anmelden oder Freiberufler?.

Alle Abschnitte auf einen Blick

Abschnitt	Was du als Entwickler einträgst	Worauf du achtest
Steuernummer und Finanzamt	„Neue Steuernummer beantragen“, Land und Finanzamt wählen	zuständig ist das Finanzamt am Ort der Geschäftsleitung, im Homeoffice meist dein Wohnort
Allgemeine Angaben	Name, Religion, Familienstand, Hauptwohnsitz	Religion steuert die Kirchensteuer
Art der Tätigkeit	konkret, z. B. „Entwicklung und Vertrieb eigener Software über das Internet“	dieselbe Beschreibung wie beim Gewerbeamt
Bankverbindung	IBAN, SEPA-Lastschrift empfehlenswert	Lastschrift verhindert Säumniszuschläge
Steuerliche Beratung	nur mit Steuerberatung, sonst leer	Vollmacht separat übermitteln
Angaben zum Unternehmen	Name, Anschrift, Beginn, Gründungsform „Neugründung“	Beginn kann vor der Gewerbeanmeldung liegen
Vorauszahlungen	Gewinn, nicht Umsatz, für dieses und nächstes Jahr; dazu Gehalt aus einem Job	realistisch schätzen, sonst Nachzahlung oder zu hohe Vorauszahlungen
Gewinnermittlung	Einnahmen-Überschuss-Rechnung	Bilanz erst ab 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn
Lohnsteuer	nur mit Angestellten	sonst überspringen
Umsatzsteuer	Umsätze, Kleinunternehmer ja oder nein, Ist-Versteuerung, USt-IdNr	die meisten Fallen stecken hier
Beteiligungen	nur bei Beteiligung an einer Personengesellschaft	sonst leer

Steuernummer, Finanzamt und allgemeine Angaben

Wähle „Neue Steuernummer beantragen“ und dann das Finanzamt. Zuständig ist das Finanzamt, in dessen Bezirk die Geschäftsleitung liegt oder die freiberufliche Tätigkeit vorwiegend ausgeübt wird. Arbeitest du von zu Hause, ist das in der Regel dein Wohnsitzfinanzamt. Das Formular weist selbst darauf hin, dass sich die Zuständigkeit nach dem Ort der Leitung des Unternehmens richtet.

Bei den allgemeinen Angaben trägst du deinen Hauptwohnsitz ein. Bei der Religion wählst du die Konfession nur, wenn deine Religionsgemeinschaft Kirchensteuer erhebt.

Art der Tätigkeit

Die Anleitung verlangt eine kurze Beschreibung von Art und Umfang. Ihre Beispiele stammen aus Handel und Handwerk, für Entwickler passen eher diese:

• eigenes Produkt: „Entwicklung und Vertrieb eigener Software (SaaS) über das Internet“
• Freelancing: „Softwareentwicklung im Kundenauftrag (Konzeption, Architektur, Umsetzung)“
• beides: beide Tätigkeiten nennen, getrennt

Die Beschreibung ist die erste Grundlage, nach der das Finanzamt dich als Freiberufler oder Gewerbetreibenden einordnet. Schreib, was du wirklich tust. Wenn du dich für freiberuflich hältst, beschreibe die ingenieurähnlichen Anteile, nicht den Verkauf.

Bankverbindung und Beratung

IBAN und Kontoinhaber genügen. Das Lastschriftverfahren empfiehlt die Anleitung selbst: Damit verpasst du keinen Fälligkeitstermin und zahlst keine Säumniszuschläge. Den Abschnitt zur steuerlichen Beratung füllst du nur aus, wenn eine Steuerberatung dich vertritt. Die Vollmacht muss dem Finanzamt gesondert vorliegen, etwa über die Vollmachtsdatenbank der Steuerberater.

Angaben zum Unternehmen

• Bezeichnung: dein Name mit Tätigkeit, zum Beispiel „Vorname Nachname – Softwareentwicklung“.
• Beginn der Tätigkeit: Laut Anleitung zählen schon Vorbereitungshandlungen zur unternehmerischen Tätigkeit, etwa die Anmietung von Räumen oder der Einkauf von Waren. Der Beginn kann deshalb vor der Gewerbeanmeldung liegen. Für Entwickler sind das zum Beispiel die ersten Käufe für das Projekt. Von diesem Tag an läuft auch die Monatsfrist.
• Ort der Geschäftsleitung: nur ausfüllen, wenn er von der Anschrift des Unternehmens abweicht. Maßgeblich ist der Ort, an dem du die Entscheidungen triffst (§ 10 AO).
• Gründungsform: „Neugründung“; das Gründungsdatum entspricht dann in der Regel dem Beginn.

Vorauszahlungen: die teuerste Schätzung

Hier trägst du für das Gründungsjahr und das Folgejahr alle voraussichtlichen Einkünfte ein, dazu Sonderausgaben und Steuerabzugsbeträge. Aus diesen Zahlen setzt das Finanzamt deine Einkommensteuer-Vorauszahlungen fest, zahlbar am 10. März, 10. Juni, 10. September und 10. Dezember (§ 37 Abs. 1 EStG).

Drei Fallen:

1. Gewinn statt Umsatz. Einkünfte aus deiner Selbstständigkeit sind der Gewinn, also Einnahmen minus Ausgaben. Wer hier den Umsatz einträgt, bekommt zu hohe Vorauszahlungen.
2. Das Gehalt gehört dazu. Bist du nebenbei angestellt, gehören auch deine Einkünfte aus dem Job und die einbehaltene Lohnsteuer in diesen Abschnitt. Sonst rechnet das Finanzamt mit einem zu niedrigen Steuersatz.
3. Zu niedrig ist auch teuer. Schätzt du zu niedrig, kommt mit dem ersten Steuerbescheid die Nachzahlung für das ganze Jahr, und meist gleichzeitig höhere Vorauszahlungen für das laufende Jahr. Lege von Anfang an einen Teil jeder Einnahme zurück.

Vorauszahlungen setzt das Finanzamt nur fest, wenn sie mindestens 400 Euro im Jahr und 100 Euro je Termin betragen (§ 37 Abs. 5 EStG). Ändert sich dein Gewinn deutlich, kannst du eine Anpassung beantragen; das Finanzamt kann die Vorauszahlungen an die voraussichtliche Steuer anpassen (§ 37 Abs. 3 EStG).

Gewinnermittlung

Kreuze die Einnahmen-Überschuss-Rechnung an (§ 4 Abs. 3 EStG). Freiberufler dürfen sie immer nutzen. Gewerbetreibende müssen erst Bücher führen, wenn ihr Umsatz 800.000 Euro oder ihr Gewinn 80.000 Euro im Jahr übersteigt (§ 141 Abs. 1 AO). Ein abweichendes Wirtschaftsjahr trägst du als Einzelunternehmer nicht ein.

Den Abschnitt zur Lohnsteuer überspringst du, solange du niemanden anstellst.

Umsatzsteuer: Hier stecken die meisten Fallen

Umsatz im Gründungs- und im Folgejahr

Laut Anleitung gehören in dieses Feld alle voraussichtlichen Umsätze, ausdrücklich auch steuerfreie und nicht steuerbare. Auszahlungen aus dem App Store oder von einem Merchant of Record zählen hier also mit, auch wenn sie für die Kleinunternehmerregelung nicht zählen.

Kleinunternehmer ja oder nein

Du bist Kleinunternehmer, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 25.000 Euro betrug und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht übersteigt (§ 19 Abs. 1 UStG). Im Gründungsjahr gilt die Grenze von 25.000 Euro, und zwar für den tatsächlichen Umsatz dieses Jahres, ohne Hochrechnung auf zwölf Monate (Abschnitt 19.1 Abs. 3 UStAE). Ältere Ratgeber, die noch von 22.000 Euro und Hochrechnung sprechen, beschreiben die Rechtslage vor 2025.

Für Entwickler zählen dabei nur Umsätze, die in Deutschland steuerbar sind. Welche das bei App Store, Stripe und Kunden im Ausland sind und wie sich der Verzicht auswirkt, prüft der Kleinunternehmer-Check.

Auch als Kleinunternehmer schuldest du die Umsatzsteuer, wenn du Leistungen bei Unternehmen im EU-Ausland einkaufst, für die du als Empfänger die Steuer zahlst, etwa Werbeanzeigen (§ 13b Abs. 5 UStG). Das steht so in der Anleitung. Bei der voraussichtlichen Zahllast trägst du dann nicht 0 Euro ein, sondern die geschätzte Steuer auf diese Einkäufe.

Voranmeldungszeitraum

Nutzt du die Kleinunternehmerregelung nicht, gibst du Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab. Wie oft, hängt im Gründungsjahr von der voraussichtlichen Steuer ab: über 9.000 Euro monatlich, sonst vierteljährlich (§ 18 Abs. 2 UStG). Diese Regel für Gründer gilt laut Gesetz für die Jahre 2021 bis 2026 (§ 18 Abs. 2 Satz 6 UStG). Nach dem Wortlaut, der heute gilt, sind Gründer ab 2027 im Gründungsjahr und im folgenden Jahr wieder monatlich dran (§ 18 Abs. 2 Satz 4 UStG). Prüfe das, bevor du 2027 gründest oder ins zweite Jahr gehst.

Die Voranmeldung ist am 10. Tag nach Ablauf des Zeitraums fällig. Auf Antrag verlängert das Finanzamt die Frist um einen Monat (Dauerfristverlängerung); bei monatlicher Abgabe kostet das eine Sondervorauszahlung.

Soll- oder Ist-Versteuerung

Bei der Soll-Versteuerung schuldest du die Umsatzsteuer, sobald du die Leistung erbracht hast, auch wenn der Kunde noch nicht bezahlt hat. Bei der Ist-Versteuerung erst, wenn das Geld da ist. Beantrage die Ist-Versteuerung: Sie ist erlaubt, wenn dein Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug, und für Umsätze aus einem freien Beruf (§ 20 Satz 1 Nr. 1 und 3 UStG). Im Gründungsjahr zählt laut Anleitung der auf das Jahr hochgerechnete Umsatz.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Kreuze an, dass du eine brauchst, wenn du an Unternehmen in anderen EU-Staaten verkaufst oder bei Anbietern im EU-Ausland einkaufst, zum Beispiel Werbung oder Software. Das Finanzamt leitet den Antrag nach deiner Erfassung an das Bundeszentralamt für Steuern weiter, das die Nummer vergibt. Die Nummer bekommst du auch als Kleinunternehmer.

Bauleistungen und One-Stop-Shop

Die Bescheinigung für Bau- und Gebäudereinigungsleistungen brauchst du als Entwickler nicht. Den One-Stop-Shop brauchst du erst, wenn du digitale Leistungen an Privatkunden in anderen EU-Staaten über 10.000 Euro im Jahr verkaufst (§ 3a Abs. 5 Satz 3 UStG); die Teilnahme zeigst du dann beim Bundeszentralamt für Steuern an (§ 18j UStG). Wie das läuft, steht in Umsatzsteuer bei SaaS.

Nach dem Absenden

1. Steuernummer: Sie kommt nach der Prüfung per Post. Bis dahin stellst du besser keine Rechnungen, denn jede Rechnung braucht deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (§ 14 Abs. 4 Nr. 2 UStG, für Kleinunternehmer § 34a UStDV).
2. ELSTER-Konto umwandeln: Hast du dich nur für den Fragebogen registriert, wandelst du die Registrierung jetzt in ein vollwertiges Benutzerkonto um. Erst damit kannst du Voranmeldungen senden.
3. Vorauszahlungsbescheid prüfen: Stimmen die Beträge mit deiner Schätzung überein? Wenn nicht, sofort klären.
4. Termine eintragen: Voranmeldungen am 10. des Folgemonats oder Quartals, Einkommensteuer-Vorauszahlungen am 10.03., 10.06., 10.09. und 10.12.

Quellen und Stand

Alle Angaben wurden am 20. Oktober 2026 geprüft an:

• ELSTER: Anleitung zum Fragebogen zur steuerlichen Erfassung für Einzelunternehmen und das Formular in Mein ELSTER
• ELSTER: Unternehmen gegründet oder selbständig gemacht? (Registrierung mit E-Mail-Adresse)
• § 138 AO (Anzeigepflicht, Frist), § 141 AO (Buchführungspflicht)
• § 37 EStG (Vorauszahlungen)
• § 19 UStG, BMF-Schreiben vom 18.03.2025 zur Kleinunternehmerregelung
• § 13b UStG, § 14 UStG, § 18 UStG, § 18j UStG, § 20 UStG, § 34a UStDV

Häufige Fragen

Bis wann muss ich den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung abgeben?

Innerhalb eines Monats nach Beginn deiner Tätigkeit (§ 138 Abs. 4 AO). Als Beginn zählen schon Vorbereitungshandlungen wie die ersten Einkäufe für das Unternehmen.

Muss ich den Fragebogen auch nebenberuflich abgeben?

Ja. Die Pflicht gilt für jede Betriebseröffnung und jede freiberufliche Tätigkeit, unabhängig davon, ob du daneben angestellt bist (§ 138 Abs. 1 und 1b AO).

Kann ich den Fragebogen auf Papier abgeben?

Nur ausnahmsweise. Der Fragebogen ist elektronisch zu übermitteln; auf Papier nur, wenn das Finanzamt auf Antrag zustimmt, um eine unbillige Härte zu vermeiden (§ 138 Abs. 1b AO).

Trage ich bei den Einkünften den Umsatz oder den Gewinn ein?

Den Gewinn, also Einnahmen minus Ausgaben. Den Umsatz trägst du nur im Abschnitt zur Umsatzsteuer ein. Bist du angestellt, gehören auch deine Einkünfte aus dem Job zu den voraussichtlichen Einkünften.

Soll ich im Fragebogen die Kleinunternehmerregelung ankreuzen?

Wenn du im Gründungsjahr höchstens 25.000 Euro Umsatz erwartest und überwiegend an Privatleute verkaufst, meist ja. Verkaufst du an Unternehmen oder hast hohe Anfangsinvestitionen, kann der Verzicht günstiger sein; er bindet dich aber mindestens fünf Kalenderjahre (§ 19 Abs. 3 UStG).

Brauche ich eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer?

Ja, wenn du an Unternehmen in anderen EU-Staaten verkaufst oder bei Anbietern im EU-Ausland einkaufst. Kreuze das im Fragebogen an; das Finanzamt leitet den Antrag an das Bundeszentralamt für Steuern weiter.

Wann bekomme ich meine Steuernummer?

Nach der Prüfung des Fragebogens per Post. Eine feste Frist nennt die Finanzverwaltung nicht. Schick den Fragebogen deshalb früh ab, denn ohne Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer kannst du keine ordnungsgemäße Rechnung schreiben.

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