So rechnet der Rechner
- Gewinn: Er sucht den kleinsten Gewinn, bei dem nach Einkommensteuer, Solidaritätszuschlag, Kranken- und Pflegeversicherung und deiner Altersvorsorge der Betrag zum Leben übrig bleibt.
- Umsatz: Gewinn plus Betriebsausgaben, aufs Jahr gerechnet.
- Arbeitstage: 260 Werktage (52 Wochen mit je 5 Tagen) minus Urlaub, Krankheit und Feiertage.
- Abrechenbare Stunden: Arbeitstage mal Stunden am Tag mal abrechenbarer Anteil.
- Stundensatz: Umsatz geteilt durch abrechenbare Stunden.
Der abrechenbare Anteil entscheidet
Kein Freelancer rechnet jede Arbeitsstunde ab. Akquise, Angebote, Rechnungen, Buchhaltung, Weiterbildung und Wochen ohne Projekt kosten Zeit, die niemand bezahlt. Wie stark das den Stundensatz treibt, zeigt das Beispiel von oben mit verschiedenen Anteilen:
| abrechenbar | Stunden im Jahr | Stundensatz | Tagessatz |
|---|---|---|---|
| 50 % | 844 | 81,50 € | 652 € |
| 60 % | 1.013 | 67,91 € | 543 € |
| 70 % | 1.182 | 58,21 € | 466 € |
| 80 % | 1.350 | 50,94 € | 407 € |
Die Anteile sind Beispiele, keine Marktdaten. Schreib ein paar Wochen lang mit, wie viel deiner Zeit wirklich an Kundenprojekte geht, und setz deinen eigenen Wert ein.
Was in die Betriebsausgaben gehört
- Hardware, auf die Nutzungsdauer verteilt, und Software-Abos, auch KI-Werkzeuge; was etwa Claude Code im Monat kostet, rechnet der Claude-Code-Kostenrechner.
- Versicherungen für den Betrieb, etwa Berufs- oder Vermögensschadenhaftpflicht.
- Steuerberater oder Buchhaltungssoftware; was ein Steuerberater kostet, steht im Ratgeber Steuerberater ja oder nein.
- Büro oder Coworking, Telefon und Internet, Fortbildungen und Konferenzen.
Kranken- und Pflegeversicherung gehören nicht hierher; die rechnet der Rechner selbst.
Umsatzsteuer kommt obendrauf
Der Stundensatz gilt ohne Umsatzsteuer. Als regelbesteuerter Unternehmer stellst du 19 % Umsatzsteuer in Rechnung (§ 12 Abs. 1 UStG) und führst sie ans Finanzamt ab; für Geschäftskunden ist sie meist ein durchlaufender Posten, weil sie sie als Vorsteuer zurückholen. Bleibt dein Umsatz im Vorjahr bei höchstens 25.000 €, kannst du Kleinunternehmer sein und rechnest ohne Umsatzsteuer ab (§ 19 UStG); die Regeln erklärt der Kleinunternehmer-Check.
Vom Stundensatz zum Angebot
Der Rechner liefert die Untergrenze aus deinen Kosten. Was du wirklich verlangst, hängt vom Wert für den Kunden, von deiner Spezialisierung und vom Markt ab. Wie du aus dem Stundensatz einen Festpreis mit Risikoaufschlag machst, zeigt der Ratgeber Angebote kalkulieren für Kundenprojekte. Welcher Gewinn bei einem bestimmten Umsatz übrig bleibt, rechnet umgekehrt der Brutto-Netto-Rechner für Selbstständige.
Was der Rechner nicht abbildet
- Steuern und Versicherung gelten für eine alleinstehende Person ohne Kinder und ohne Kirchensteuer, gesetzlich krankenversichert mit durchschnittlichem Zusatzbeitrag und ohne Krankengeld, freiberuflich. Bei gewerblicher Tätigkeit ändert sich bis zu einem Hebesatz von 400 % kaum etwas, weil die Gewerbesteuer auf die Einkommensteuer angerechnet wird; darüber hilft der Gewerbesteuer-Rechner.
- Die Altersvorsorge rechnet er als steuerlich absetzbare Basisrente. Andere Formen der Vorsorge mindern die Steuer nicht oder anders.
- Umsatz und Kosten verteilen sich gleichmäßig über das Jahr. Rücklagen für längere Pausen planst du über den abrechenbaren Anteil oder höhere Kosten ein.
Rechtsstand: 20. Oktober 2026. Der Rechner erklärt die allgemeinen Regeln und ersetzt keine Steuerberatung im Einzelfall.