E-Rechnung für Kleinunternehmer, Freelancer und SaaS: was ab 2025, 2027 und 2028 gilt

Kurzantwort: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch als Kleinunternehmer; dafür reicht ein E-Mail-Postfach. Ausstellen musst du eine E-Rechnung nur, wenn du an ein anderes Unternehmen im Inland verkaufst, und auch dann erst für Umsätze ab 2027, bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz erst ab 2028. Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 Euro sind dauerhaft ausgenommen. Für Privatkunden, Kunden im Ausland und Verkäufe über einen Merchant of Record gilt die Pflicht nicht.

Stand: 20. Oktober 2026. Alle Angaben folgen dem Umsatzsteuergesetz und der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung auf gesetze-im-internet.de sowie dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur E-Rechnung, abgerufen an diesem Tag. Keine Rechts- oder Steuerberatung.

Was eine E-Rechnung ist und was nicht

Das Gesetz kennt seit 2025 zwei Arten von Rechnungen (§ 14 Abs. 1 UStG):

• Elektronische Rechnung (E-Rechnung): eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen dir und dem Kunden vereinbart sein und sich verlustfrei in diese Norm übertragen lassen.
• Sonstige Rechnung: alles andere, also Papier und jedes andere elektronische Format. Ein PDF, auch ein schön gestaltetes aus deinem Rechnungsprogramm, ist eine sonstige Rechnung.

In der Praxis heißen die zulässigen Formate XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (ein PDF mit eingebetteter XML-Datei). ZUGFeRD gilt ab Version 2.0.1 als E-Rechnung, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL, die nicht alle Pflichtangaben enthalten (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Abschnitt 14.4 UStAE). Eine Datei mit Formatfehlern ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung (Rn. 6a des Schreibens).

Wann du eine E-Rechnung ausstellen musst

Die Pflicht hängt nur an deinem Kunden. Eine E-Rechnung musst du ausstellen, wenn du an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen leistest und ihr beide im Inland ansässig seid (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG).

Kunde	E-Rechnung Pflicht?	Was gilt stattdessen
Privatperson in Deutschland	nein	Rechnung freiwillig; elektronisch nur mit Zustimmung
Unternehmen in Deutschland	ja, mit Übergangsfristen bis Ende 2027	Ausnahmen für Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 €
Unternehmen in einem anderen EU-Staat	nein	Rechnung mit Hinweis auf Reverse Charge (§ 14a UStG); als PDF mit Zustimmung des Kunden
Kunde außerhalb der EU	nein	Recht des Kundenlands beachten
Merchant of Record oder App Store mit Sitz im Ausland	nein	dein Beleg an den Händler, oft als Gutschrift
Verein, Behörde oder andere juristische Person, die nicht Unternehmer ist	nein	Rechnung auf Papier oder mit Zustimmung elektronisch (Abschnitt 14.1 Abs. 8 UStAE)

Die Zustimmung zu einer elektronischen Rechnung, etwa einem PDF per Mail, braucht keine Form. Sie kann laut Finanzverwaltung auch stillschweigend erteilt werden, etwa in deinen AGB oder einfach dadurch, dass der Kunde deine PDF-Rechnungen widerspruchslos annimmt (Abschnitt 14.1 Abs. 7 UStAE).

Die Fristen: 2025, 2027, 2028

Zeitraum	Empfangen	Ausstellen an Unternehmen im Inland
seit 1. Januar 2025	Pflicht für alle, auch Kleinunternehmer	Papier oder, mit Zustimmung, PDF weiter erlaubt
Umsätze im Jahr 2026	Pflicht	Papier oder PDF mit Zustimmung erlaubt, Rechnung bis 31.12.2026 (§ 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG)
Umsätze im Jahr 2027	Pflicht	E-Rechnung Pflicht, außer dein Gesamtumsatz 2026 lag bei höchstens 800.000 € (§ 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG)
Umsätze ab 1. Januar 2028	Pflicht	E-Rechnung Pflicht für alle, außer bei den Ausnahmen unten

Für 2027 gibt es eine weitere Übergangsregel für Unternehmen, die schon mit EDI arbeiten (§ 27 Abs. 38 Nr. 3 UStG). Für Indie-Projekte spielt sie selten eine Rolle.

Zum Empfang stellt das BMF klar: Wer E-Rechnungen per Mail empfängt, braucht dafür kein eigenes Postfach. Wer technisch nicht empfangen kann oder die Annahme verweigert, hat keinen Anspruch auf eine andere Rechnung (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE). Für dich heißt das: Deine normale Geschäftsadresse reicht, du musst die XML-Dateien aber lesen und aufbewahren können.

Die Ausnahmen: Kleinunternehmer und Rechnungen bis 250 Euro

Zwei Ausnahmen gelten dauerhaft, auch nach 2027:

1. Kleinunternehmer dürfen ihre Rechnungen immer als sonstige Rechnung ausstellen, also auf Papier oder als PDF (§ 34a Satz 4 UStDV). Ob du Kleinunternehmer bist, prüft der Kleinunternehmer-Check.
2. Rechnungen über Kleinbeträge, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, dürfen ebenfalls immer sonstige Rechnungen sein (§ 33 Satz 4 UStDV). Gemeint ist der Bruttobetrag der einzelnen Rechnung.

Für ein elektronisch verschicktes PDF brauchst du in beiden Fällen weiter die Zustimmung des Kunden. Eine E-Rechnung darfst du immer schicken, auch ohne Zustimmung (Rn. 22 des BMF-Schreibens).

Für SaaS ist die zweite Ausnahme wichtig: Ein Monatsabo für 49 Euro brutto ist eine Kleinbetragsrechnung, ein Jahresabo für 490 Euro nicht. Wer Geschäftskunden in Deutschland jährlich abrechnet, braucht spätestens für Umsätze ab 2028 E-Rechnungen.

Was eine Kleinunternehmer-Rechnung enthalten muss, regelt § 34a UStDV: Name und Anschrift von dir und dem Kunden, deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, die Leistung, den Betrag und den Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt (§ 19 UStG).

Was das für SaaS-Rechnungen über Stripe heißt

Stripe sagt es in seiner Dokumentation selbst: Stripe Invoicing erstellt Rechnungsdatensätze, „generiert oder überträgt jedoch nicht selbst rechtskonforme E-Rechnungsdateien“. Stripe verweist dafür auf Apps aus dem Stripe App Marketplace, bevorzugt Billit, oder auf eine eigene Anbindung über Webhooks.

Für eine eigene Anbindung beschreibt Stripe diesen Weg:

1. Webhook auf invoice.created (oder invoice.finalized) einrichten.
2. Das vollständige Invoice-Objekt abrufen und Rechnungsdatum, Posten, Steuerbeträge und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden herausziehen. Die Nummer speicherst du im Feld tax_ids des Customer-Objekts.
3. Die Daten in das Format deines E-Rechnungs-Dienstes umwandeln und übermitteln, Bestätigung und Status speichern.

Ob die erzeugte Datei den Regeln entspricht, prüfst du mit einer Validierungsanwendung. Das BMF erlaubt ausdrücklich, sich auf das Ergebnis einer geeigneten Validierung zu verlassen, und empfiehlt, den Prüfbericht aufzubewahren (Rn. 35a des Schreibens). Eine frei verfügbare Prüfsoftware ist der Validator der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).

Verkaufst du über einen Merchant of Record wie Paddle oder Stripe Managed Payments, stellt der Händler den Kunden die Rechnungen aus. Deine Leistung an einen Händler im Ausland fällt nicht unter die E-Rechnungspflicht. Was die Anbieter kosten, steht im Vergleich Stripe vs. Paddle vs. Lemon Squeezy.

Aufbewahren

Ein- und ausgehende Rechnungen bewahrst du acht Jahre auf (§ 14b Abs. 1 UStG; § 147 Abs. 3 AO für Buchungsbelege). Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil, also die XML-Datei, unverändert in ihrer ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein PDF-Ausdruck allein reicht nicht (Rn. 60 des BMF-Schreibens). Für die Buchhaltung gelten zusätzlich die GoBD des Bundesfinanzministeriums.

Checkliste für Indie-Projekte

1. Empfang: Eine Mailadresse für Rechnungen festlegen und prüfen, ob dein Buchhaltungsprogramm XRechnung und ZUGFeRD lesen und archivieren kann.
2. Kunden sortieren: Verkaufst du überhaupt an Unternehmen in Deutschland? Wenn nicht, betrifft dich nur der Empfang.
3. Ausnahmen prüfen: Kleinunternehmer? Alle Rechnungen bis 250 Euro brutto? Dann darfst du bei PDF bleiben.
4. Frist bestimmen: Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro heißt E-Rechnung ab 2027, sonst ab 2028.
5. Werkzeug wählen: Rechnungsprogramm mit E-Rechnung, Stripe-App oder eigene Anbindung, und die Dateien mit einem Validator prüfen.
6. Zustimmung regeln: Für PDF-Rechnungen an Geschäftskunden eine Zeile in AGB oder Bestellprozess, dass Rechnungen elektronisch kommen.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein. Kleinunternehmer dürfen Rechnungen immer auf Papier oder als PDF ausstellen (§ 34a Satz 4 UStDV). Empfangen können musst du E-Rechnungen trotzdem, seit dem 1. Januar 2025.

Reicht ein PDF per Mail?

An Privatkunden ja. An Unternehmen in Deutschland für Umsätze bis Ende 2026 mit Zustimmung des Kunden, für Umsätze 2027 nur noch bei höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz. Danach nur noch bei Kleinunternehmern und Rechnungen bis 250 Euro (§ 27 Abs. 38 UStG, §§ 33, 34a UStDV).

Gilt die Pflicht für Kunden im EU-Ausland?

Nein. Die Pflicht gilt nur, wenn du und dein Kunde im Inland ansässig seid (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Für Geschäftskunden in anderen EU-Staaten schreibst du eine Rechnung mit Hinweis auf die Steuerschuld des Kunden (§ 14a UStG).

Kann Stripe E-Rechnungen erstellen?

Nicht selbst. Laut Stripe-Dokumentation erzeugt Stripe Invoicing keine rechtskonformen E-Rechnungsdateien; dafür gibt es Apps im Stripe App Marketplace oder eine eigene Anbindung über Webhooks.

Ist ZUGFeRD eine E-Rechnung?

Ab Version 2.0.1 ja, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Abschnitt 14.4 UStAE).

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Acht Jahre, und zwar mindestens den strukturierten Teil in seiner ursprünglichen Form (§ 14b Abs. 1 UStG, Rn. 60 des BMF-Schreibens).